KSeF – kiedy wchodzi w życie i co to oznacza dla firm?
KSeF – kiedy wchodzi w życie i co to oznacza dla firm?
Po serii konsultacji i zmian legislacyjnych rząd przyjął harmonogram obowiązkowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najwięksi podatnicy – ci, których wartość sprzedaży (brutto) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł – rozpoczną obowiązek 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy wejdą do KSeF 1 kwietnia 2026 r. (Krajowy System e-Faktur)
Dla przygotowania systemów kluczowy jest start modułów technicznych jeszcze przed obowiązkiem. Od 1 listopada 2025 r. ruszył Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania będą mogli pobierać certyfikaty wystawcy i testować integracje. To praktyczny moment na audyt procesów fakturowania i uprawnień, aktualizację pełnomocnictw oraz weryfikację numerów NIP/rachunków w obiegu zakupowym. (Bankier.pl)
W projekcie KSeF 2.0 przewidziano m.in. tryby awaryjne (offline) oraz etapowanie wdrożenia. Do końca 2026 r. faktury do paragonów z kas fiskalnych z NIP mogą być nadal wystawiane poza KSeF; od 2027 r., jeśli do takiej sprzedaży na rzecz podatnika wystawiana jest faktura, będzie musiała przejść przez KSeF. Faktury dla konsumentów (B2C) pozostaną poza obowiązkiem – można je wystawiać dobrowolnie w KSeF. (Krajowy System e-Faktur)
Co zrobić teraz?
- Zaplanuj integrację: sprawdź, czy używany system finansowo-księgowy ma gotowe API do KSeF i obsługuje podpisy/certyfikaty.
- Uporządkuj uprawnienia: określ, kto wystawia, odbiera i koryguje faktury w KSeF oraz jak udzielasz dostępów (w tym pełnomocnictwa).
- Zmapuj procesy: obieg faktur zakupowych, OCR, płatności, zwroty, korekty, JPK_VAT – wszystko musi „widzieć” KSeF.
- Przygotuj plan B: procedury na niedostępność systemu i późniejsze dosłanie faktur.
Im wcześniej zaczniesz, tym łagodniejsze będzie przejście na e-fakturowanie – a ryzyko sankcji i przestojów znacząco spadnie. (Księgowość Infor)
